Perguntas Frequentes

O acesso ao SEI pode se dar por dois modos diferentes: como usuário interno ou como usuário externo.

O acesso como usuário interno é destinado a pessoas com vínculo laboral com a UFRJ como: servidores ativos, conselheiros com mandato eletivo vigente, bolsistas e estagiários, terceirizados, colaborador voluntário e colaboradores alocados em projetos por força de acordo ou convênio de cooperação. Veja em Orientações para cadastrar ou alterar acesso de Usuários Interno como obter seu cadastro caso se enquadre nesse perfil.

Já o acesso como usuário externo é destinado a qualquer pessoa física sem vinculo laboral que participe em processos administrativos junto à UFRJ, como: alunos, representantes de empresas e instituições, servidores cedidos a outros órgãos ou em licença para tratamento de interesses particulares, servidores aposentados e qualquer outra pessoa sem vinculo de atividade laboral com a UFRJ que deseje protocolar quaisquer processos junto à Universidade. Em Cadastro de Usuários Externos é possível obter orientações de como se cadastrar com esse perfil.

Usuários internos devem acessar o endereço sei.ufrj.br em seu navegador e digitar seu login e senha cadastrados. Mais detalhes no menu Acesso>Usuário Interno.

Já os Usuários externos devem acessar o endereço sei.ufrj.br/usuarioexterno em seu navegador e digitar seu e-mail e senha cadastrados. Mais detalhes no menu Acesso>Usuário Externo.

O procedimento de recuperação de senha dependerá do tipo de perfil do usuário:

• Se usuário interno, deverá seguir as orientações disponíveis em: Recuperação de Senha Usuário Interno;
• Se usuário externo, Recuperação de Senha Usuário Externo.

Não é necessário cadastro para acompanhamento dos processos. Para isso, o interessado deverá acessar a Pesquisa Pública do SEI e realizar uma pesquisa por seu nome.

Processos físicos que ainda não tenham sido convertidos, poderão ter sua tramitação acompanhada por meio do sistema Sigad.

A Pesquisa Pública do SEI permite o acesso ao inteiro teor dos documentos públicos do processo de modo que é possível, em grande parte dos casos, obter vistas do processo de forma direta pela ferramenta. Contudo, caso o processo ou alguns de seus documentos tenha sido classificado como de acesso restrito, o interessado ou pessoa física por ele autorizada deverá seguir os procedimentos de solicitação de vista processual.

Sim, eles são cadastrados com o perfil colaborador e possuem as mesmas prerrogativas de acesso do servidor, com exceção das funcionalidades de assinatura e autenticação que são exclusivas do servidor.

Para mais informações acesse: Orientações para Cadastro de Usuários Internos no SEI-UFRJ.

Sim. Alunos, servidores aposentados e pensionistas podem usar o SEI-UFRJ como usuários externos. Mais informações no menu Acesso>Usuário Externo.

Aguarde o prazo de 3 dias úteis para ativação de seu cadastro. Caso esse prazo tenha expirado sem que você tenha obtido retorno, possivelmente houve algum extravio de sua mensagem. Entre em contato com a equipe de suporte pelo e-mail protocolo@siarq.ufrj.br para apurar o ocorrido.

Solicite a sua chefia imediata que entre em contato com a equipe de apoio técnico (veja o contato em fale conosco) e solicite a disponibilização do cargo “técnico administrativo” na lista de cargos para assinatura de sua unidade SEI.

Todos os usuários internos cadastrados no sistema desde que dentro de suas competências funcionais.

A lista de tipos processuais disponíveis no SEI-UFRJ pode ser acessada através do menu consultas>G-SEI (processos, documentos e bases).

Orientações sobre a funcionalidade de “iniciar processo” e outras podem ser encontradas em formato escrito no menu Capacitação e Orientação>Manuais e Guias>Guias Rápidos por Funcionalidade e em formato de vídeo-aulas curtas em Capacitação e Orientação>Videoaulas.

Não. A classificação por assuntos é atribuída de forma automática, assim que o usuário escolhe o tipo processual. Essa é uma atribuição EXCLUSIVA da equipe do SIARQ e, portanto, a classificação por assuntos do processo não deverá ser alterada em qualquer hipótese.

Sim, este campo é obrigatório. A Lei nº 12.527/11, Lei de Acesso à Informação, estabelece como diretriz da Administração Publica a observância da publicidade como regra e a restrição de acesso como exceção.

Sendo assim, recomenda-se que o nível de acesso atribuído aos processos autuados seja prioritariamente público e, caso seus documentos contenham informações protegidas por leis específicas como informações pessoais, financeiras, de pesquisas, entre outras, atribua-se o nível de acesso restrito a esses documentos apenas.

Sim. O SEI possui alguns recursos que permitem organizar os processos na unidade como: blocos internos (que permite organizar os processos em “caixas”), marcadores (que associa etiquetas aos processos na tela de controle), entre outros. Essas funcionalidades são utilizadas a nível de unidade SEI, por isso recomenda-se a definição de critérios de organização com a equipe e chefia antes de utilizar esses recursos.

Para mais orientações de como utilizar essas funções acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no portal.

Por meio da funcionalidade de Bloco de Reunião é possível dar acesso a outras unidades, para consulta e acompanhamento, a processos e suas minutas em desenvolvimento. Essa é uma funcionalidade muito útil quando se deseja dar conhecimento de um documento, ainda em fase de elaboração, ou do processo inteiro à outra(s) unidade(s) que deva(m) emitir um juízo de valor sobre ele, como o caso de decisões colegiadas.

A inclusão de um processo no Bloco de Reunião não permite que o destinatário altere o conteúdo dos documentos; apenas permite sugerir alterações através de um campo próprio de “Anotações”, que poderão ser vistas por todas as unidades do bloco.

Para mais orientações de como utilizar essa função acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no portal.

Para identificar se um processo foi ou não recebido em sua unidade, é preciso verificar a cor em que se encontra seu número na tela de controle de processos:

Número em vermelho (23079.000000/0000-00)

– Significa que o processo ainda não foi recebido na Unidade, ou seja, nenhum usuário da Unidade acessou o processo.

Número em preto (23079.000000/0000-00)

– Significa que o processo já foi acessado por algum usuário da unidade. Para identificar o recebedor, consulte o andamento do processo.

Número em azul (23079.000000/0000-00)

– Significa que o processo foi acessado pelo usuário logado (você) durante a sessão atual.

Para acusar o recebimento de um processo, basta clicar no número do processo que estiver na cor vermelha e seu registro automaticamente aparecerá no andamento do processo. Para visualizar, clique em “Consultar Andamento”.

Os processos iniciados em papel poderão continuar sua tramitação em seu meio original (físico) até a sua conclusão, e sua tramitação deverá ser registrada no sistema Sigad.

Contudo, a critério das unidades, considerando a conveniência da tramitação eletrônica, os processos poderão ser convertidos para o eletrônico. Para isso, será necessário seguir as orientações definidas pela equipe do Siarq.

Obs.: Verifique com a unidade de destino, antes de tramitar o processo físico, se a mesma possui decisão interna de não recebimento de processos nesse formato.

Caso a unidade opte por manter o processo no formato físico, sua tramitação deverá ocorrer normalmente pelo sistema Sigad.

Caso opte pela conversão, deverá seguir os procedimentos definidos pelo Sistema de Arquivos que podem ser acessados no Guia de conversão disponível em: Guias Rápidos por Funcionalidade.

A funcionalidade “Relacionamento de Processos” do SEI se assemelha à apensação e consiste em fazer um link entre processos com assuntos relacionados ou que exista dependência entre si. Contudo, diferentemente da apensação física, os processos relacionados permanecerão com suas tramitações de forma independente.

Para mais orientações de como utilizar essa e outras função acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no portal.

A funcionalidade “Concluir Processo” deve ser utilizada para fechar o processo na unidade, quando não há mais nenhuma ação a ser realizada no processo.

Para maiores informações, acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade .

Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada pelo SIARQ/UFRJ, com base no estabelecido pela Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Na hipótese de identificação da ausência de um assunto no SEI-UFRJ o usuário devera iniciar o procedimento de proposta de novo tipo processual e, até sua implementação, utilizar o tipo processual “Assunto ainda não disponível no SEI”.

No momento que o assunto adequado for implantado, recomenda-se a alteração do tipo processual autuado com o assunto “genérico”, uma vez que a correta identificação do processo agiliza sua tramitação e provê dados de arquivamento adequados.

A exclusão de processos só é permitida, observadas as seguintes regras:

• O processo não poderá ter andamento aberto em outra unidade além da geradora: o simples envio para outra unidade impossibilita a exclusão, mesmo que não tenha ocorrido acesso;
• O processo não poderá ter documentos;
• Se o processo possuir documentos externos e/ou gerados no sistema que possam ser excluídos, o usuário deverá efetuar a exclusão de todos os documentos e, depois, a do processo. Para saber mais sobre exclusão de documentos, consulte: Excluir Documento); e
• O processo não poderá ter sido acessado por meio da pesquisa pública.

Respeitadas essas regras, o botão de exclusão estará ativo na tela do processo, bastando clicar no mesmo para formalizar sua exclusão.

Para mais orientações de como utilizar essa função acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no portal.

Orientações sobre a funcionalidade de “Gerenciar disponibilização de acesso externo” e outras podem ser encontradas em formato escrito no menu Capacitação e Orientação>Manuais e Guias>Guias Rápidos por Funcionalidade>Trabalhando com Usuários Externos, e em formato de vídeoaulas curtas em Capacitação e Orientação>Videoaulas.

Os documentos internos são aqueles gerados a partir de modelos previamente carregados no SEI e que podem ser editados internamente.

Já os documentos externos são os documentos provenientes de fontes externas ao sistema (documento físico digitalizado, documento eletrônico extraído de outro sistema como planilhas, trocas de e-mails etc) que podem ser importados para o SEI, preferencialmente no formato PDF.

Acesse a relação dos modelos disponíveis no SEI em Consultas>G-SEI (processos, documentos e bases). 

Orientações sobre a funcionalidade de “incluir documento” e outras podem ser encontradas em formato escrito no menu Capacitação e Orientação>Manuais e Guias>Guias Rápidos por Funcionalidade e em formato de vídeo-aulas curtas em Capacitação e Orientação>Videoaulas.

Orientações sobre a funcionalidade de “incluir documento externo” e outras podem ser encontradas em formato escrito no menu Capacitação e Orientação>Manuais e Guias>Guias Rápidos por Funcionalidade e em formato de vídeo-aulas curtas em Capacitação e Orientação>Videoaulas.

Não. A classificação por assuntos não deve ser atribuída quando incluímos documentos no interior do processo, sejam eles internos ou externos. Em virtude de razões sistêmicas e arquivísticas, a “Classificação por Assuntos” dos documentos será a mesma que foi atribuída ao processo. Portanto, este campo deve ser deixado em branco.

Sim. Quase todos os dados de identificação de um processo ou documento podem ser alterados por qualquer usuário, sendo ele da unidade geradora ou não, contanto que o processo esteja aberto na unidade SEI dele.

Essa funcionalidade deve ser usada sempre que for notada uma inadequação nos dados registrados do documento ou processo ou quando for necessária realizar uma revisão na classificação de acesso do documento (alterar de público para restrito ou vice-versa).

Para orientações de como utilizar essa função acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no Portal.

É importante observar a natureza do documento e classificá-lo adequadamente como “Público” (se o documento possuir informação de interesse público, geral ou coletivo) ou “Restrito” (se o documento possuir informações pessoais ou protegidas por leis específicas).

Além disso, é importante que o usuário priorize a inclusão de documentos gerados eletronicamente no SEI (documentos internos) e, apenas incluir documentos externos, quando necessário ou o tipo documental não exista no SEI.

Para mais orientações acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade, as Video-aulas e as Orientações Administrativas.

Sim. Há duas possibilidades para isso:

• Quando o assinante for da mesma unidade de quem produziu o documento, aquele poderá acessar o processo e assinar o documento. Recomenda-se, nesse caso, que utilize-se a funcionalidade “atribuir processo” para indicação interna da necessidade que outro usuário assine o documento.
• Quando o assinante for de outra Unidade, utilize o Bloco de Assinaturas e escolha as Unidades para as quais deseja colher as assinaturas.

Para mais orientações de como utilizar essas funções acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no Portal.

Não exatamente. O bloco de assinaturas só pode ser disponibilizado para outras unidades, contudo é possível incluir documentos ao mesmo e, sem disponibilizar, permitir que um usuário da mesma unidade (ou o próprio) assine os documentos incluídos de uma só vez.

Essa é uma estratégia importante para organizar os expedientes para assinatura da chefia, caso a mesma esteja localizada na mesma unidade SEI do usuário.

É possível. Para isso, a unidade criadora deverá disponibilizar o documento em um bloco de assinatura sem assiná-lo. Feito isso, o usuário do outro setor poderá acessar o processo por meio do bloco de assinaturas e editar o conteúdo do documento.

Atenção! Se o documento incluído no bloco contiver qualquer assinatura, a unidade destinatária não conseguirá editar o conteúdo do documento, sendo-lhe permitido apenas assiná-lo.

Apenas os documentos que necessitam de “Destinatários” em seu cadastro podem gerar circular (uma para cada destinatario). Dessa forma, os documentos que não possuem esse campo na tela de cadastro não permitem a geração de circulares.

O SEI-UFRJ aceita alguns formatos de arquivos específicos, como de vídeos, sons, imagens e planilhas. Porém, o formato mais indicado é o PDF com OCR (reconhecimento ótico de caracteres), por ser inviolável, visualizado diretamente no sistema (não precisa fazer download) e viabilizar a pesquisa integral no corpo do documento (recurso de OCR).

Para mais informações, acessar o Guia Rápido de Digitalização de Documentos do SEI-UFRJ. Para sugestões de ferramentas de edição de PDF acesse no menu a opção Institucional>Plugins e Ferramentas.

O conversor padrão da UFRJ se encontra no SERAD (SIGAD). O passo a passo para utilizá-lo está no Guia Rápido de Digitalização dos Documentos do SEI-UFRJ.

Para sugestões de outras ferramentas de edição de PDF acesse no menu a opção Institucional>Plugins e Ferramentas.

Não. A assinatura só é permitida para os documentos internos, ou seja, aqueles que foram gerados no sistema. Para os externos, é permitida apenas a autenticação.

Para mais informações, acesse a orientação para Autenticação de Documento Externo no SEI-UFRJ na página de Orientações Administrativas.

Siga as orientações disponíveis em Criar, Alterar ou Desativar Cargos para Assinatura.

Seu perfil de acesso deve ser de usuário perfil colaborador. Essas funções são prerrogativas exclusivas dos servidores, sendo assim, apenas os usuários com perfil básico têm acesso a essas funcionalidades.

Apenas servidores possuem prerrogativa legal para autenticação de documentos. Sendo assim, ainda que a funcionalidade esteja disponível para todos os usuários com perfil básico, apenas servidores devem utiliza-la.

Orienta-se que o usuário realize o procedimento de autenticação do documento digitalizado sempre que o documento original for apresentado a ele, a fim de que essa informação conste nos autos do processo.

Como nem todos os documentos solicitados nos processos administrativos possuem previsão legal de exigência de apresentação do original, na hipótese de apresentação de cópias simples (como o envio do documento já digitalizado pelo interessado) não se deve realizar a autenticação do mesmo.

Sim. Por meio da funcionalidade “ordenar árvore do processo”. Essa funcionalidade deve ser usada se a inclusão dos documentos não tiver sido realizada de maneira cronológica e lógica e a manutenção da mesma inviabilize a continuidade ou o entendimento do processo.

Para mais orientações de como utilizar essa função acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no portal

O documento poderá ser excluído de um processo se o mesmo ainda não tiver sido tramitado ou visualizado por membro externo à unidade geradora. Caso não seja mais possível excluir o documento, o usuário deverá solicitar o seu cancelamento.

Para mais orientações de como utilizar essas funções acesse os Guias Rápidos por Funcionalidade ou as Video-aulas disponíveis no portal

A Base de Conhecimento é um recurso do SEI cuja finalidade é fornecer informações e orientações sobre a autuação e o tratamento do tipo processual. Ela pode ser acessada por meio do menu principal ou por ícone próprio ao lado do número do processo já autuado.

A elaboração dos conteúdos das bases de conhecimento é prerrogativa das áreas de referência no assunto do mesmo. Ex: A Base de Conhecimento do tipo processual “Expedição e Registro de Diplomas” deve ser elaborada pela Pró-Reitoria de Graduação (PR-1), já a base de conhecimento do tipo processual “Progressão por Capacitação” pela Pró-Reitoria de Pessoal (PR-4).

Apenas o administrador do SEI da unidade de referência poderá criar, alterar ou excluir bases de conhecimento. Para isso, deverá seguir as orientações disponíveis no Guia – Criar base de conhecimento.

As bases de conhecimento podem ser consultadas diretamente pelo SEI selecionando a opção “Base de Conhecimento” no menu principal do SEI (menu cinza) ou pelo ícone próprio “B” ao lado do número do processo autuado.

Opcionalmente, também podem ser acessadas aqui no Portal do SEI acessando o menu Consultas>G-SEI (processos, documentos e bases) (obs. as bases disponíveis no portal podem apresentar desatualização, por isso recomenda-se dar preferencia a consulta direta no sistema).

Quaisquer documentos necessários para a instrução do processo que tenham seu suporte em meio físico (papel) deverá ser digitalizado para ser incluído no processo eletrônico.

Destaca-se que deve ser priorizado o uso de documentos internos (editados e assinados no próprio SEI), ou nato-digitais (editados, extraídos ou produzidos em outros sistemas).

No próprio setor do usuário que está instruindo o processo.

Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada pelo SIARQ/UFRJ, com base no estabelecido pela Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Sim. Acesse o menu Capacitação e Orientação para ter acesso a todo material produzido e selecionado pela equipe de administração. Nesse menu você terá acesso a cursos on-line, ambiente de treinamento, manuais do sistema, tutoriais por funcionalidade (os guias rápidos), vídeo-aulas, etc.

Se as dificuldades são gerais, incentive sua equipe a realizar um dos cursos on-line do SEI listados no menu Capacitaçao e Orientação>Cursos. Caso as dificuldades sejam com algumas funcionalidades específicas, incentive-os a acessar os guias rápidos e as videoaulas disponíveis no menu Capacitação e Orientação.

Acesse o ambiente de testes e simule a utilização da funcionalidade e, após se sentir confiante, aplique no ambiente de produção.

Atenção! Nunca realize testes no ambiente de produção, uma vez que qualquer ato praticado nesse ambiente é um ato administrativo legítimo de responsabilidade do usuário.

Siga as Orientações para Cadastro de Estrutura de Unidade no SEI-UFRJ.

Além das estruturas permanentes da Universidade podem ser cadastradas unidades abstratas para viabilização do trabalho em equipe de colegiados formalmente designados.

Para solicitar a criação dessa unidade, envie para o e-mail geia@siarq.ufrj.br a solicitação de criação da unidade com as seguintes informaçoes:

• portaria de intuição do grupo (anexo);
• dados dos membros que irão realizar as atividades administrativas (nome, siape, cpf e login de acesso);
• nome do grupo;
• e-mail do grupo (caso exista)
• sigla do grupo (com até 5 caracteres); e
• hierarquia (a qual unidade permanente o grupo colegiado está associado).

Mais orientações em: Orientações para Cadastro de Estrutura de Unidade no SEI-UFRJ.

Sim, o SEI dispõe de mecanismos de acessibilidade que podem ser ativados para o perfil do usuário que necessitar, possibilitando assim melhor aproveitamento dos recursos de facilidade de acesso de seu computador bem como de softwares de leitura.

Solicite o ajuste de seu perfil a sua chefia imediata ou ao Administrador do SEI de sua Unidade. Ao receber seu requerimento, eles entrarão em contato com a Seção de GEIA (geia@siarq.ufrj.br) que providenciará o ajuste necessário.

Importante destacar que, para o pleno funcionamento e ativação dos recursos de acessibilidade, é necessária também a configuração das opções de “Facilidade de Acesso” no computador do usuário (feita pelo próprio usuário ou com auxílio da equipe de suporte da TIC).

Acesse a página resolução de problemas comuns e identifique o erro encontrado e a solução sugerida.