Em busca de eficiência administrativa, a UFRJ iniciou a implantação, em 2017, do Sistema Eletrônico de Informações(SEI), aderindo ao Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.
O SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. Foi escolhido como sistema oficial de processos e documentos eletrônicos na UFRJ por ser uma solução eficiente, gratuita e adaptável a realidade da Universidade. Na UFRJ o uso do SEI é regulamentado pela Portaria nº 5.458, de 6 de agosto de 2020, e sua gestão é realizada por um Comitê Gestor instituído pela Portaria nº 6.353, de 16 de setembro de 2020, formado por representantes do Sistema de Arquivos (Siarq), da Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) e da Reitoria
Pensando na rotina da nossa Universidade, a UFRJ decidiu realizar a implantação do processo eletrônico de forma gradativa, respeitando assim a complexidade de cada área e os atores envolvidos. Foram diversas etapas de implantação que resultaram no fim da autuação de processos físicos em 1º de maio de 2021.
Desde o início de sua implantação, são diversas as vantagens e benefícios observados pelos servidores como: rapidez na conclusão dos processos; auxílio aos servidores em suas rotinas, com a disponibilização de modelos e orientações; eliminação de perdas e extravios indevidos de documentos e processos; maior transparência com a pesquisa pública que permite acesso aos documentos em tempo real.
Vantagens
- Portabilidade: O SEI é 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais navegadores de qualquer lugar;
- Acesso Remoto: pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como computadores, notebooks, tablets e smartphones;
- Acesso de usuários externos: permite que interessados sem vínculo com a UFRJ possam acessar seus processos e assinar remotamente documentos como contratos e acordos de cooperação;
- Controle de nível de acesso: gerencia a criação e o trâmite de processos e documentos com informações sensíveis, conferindo o acesso somente às unidades envolvidas ou a usuários específicos;
- Transparência: Por meio da pesquisa pública, os atos processuais ficam disponíveis para acesso sem necessidade de credenciamento.
Benefícios
- Redução de custos: financeiros, ambientais associados à impressão (impressoras, toner, papel) e operacionais relacionados à entrega e ao armazenamento de documentos e processos;
- Integridade: Eliminação de perdas, extravios e destruições indevidas de documentos e processos;
- Trabalho colaborativo: Compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
- Bases de conhecimento: Auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas por meio das bases de conhecimento;
- Gestão: Ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria de processos por constituir uma base única de informações.
Apesar do fim da autuação de processos físicos, o SEI-UFRJ ainda passa por mudanças constantes para se adequar às novas práticas documentais e de gestão.
A implantação do processo eletrônico na UFRJ é um esforço conjunto de todos os seus servidores, por meio da adoção de uma cultura de socialização do conhecimento, transparência, inovação e melhoria nos processos. A Universidade inicia com o SEI uma nova fase de sua História, visando à melhoria da gestão de recursos, com mais eficiência e celeridade em seus processos, e à sustentabilidade ambiental.
Grupo de Trabalho para Implantação
O Grupo de Trabalho de Implantação do SEI foi instituído em 2016 com objetivo de planejar e executar a implantação do processo eletrônico na UFRJ, com foco na inclusão de três processos pilotos.
- GT de Implantação: Portaria nº 7.982/2016, publicada no BUFRJ nº 36 de 8 de setembro de 2016.
- GT de Mapeamento de Processos: Portaria nº 8.007/2020, publicada no BUFRJ nº 47 de 19 de novembro de 2020.
Posteriormente, em 2020, foi instituído o Comitê Gestor do SEI-UFRJ que passou a ser responsável pela finalização da implantação do Sistema na UFRJ, bem como por sua gestão e acompanhamento.
Quer saber mais?
- No painel SEI-UFRJ em números você fica por dentro da produção documental na UFRJ.
- Pelo sistema G-SEI é possível conferir quais tipos processuais já foram implantados, os modelos de documentos disponíveis e as bases de conhecimento criadas pelas unidades de referência.