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Perguntas Frequentes

 

Caso já possua login e senha, basta acessar o site do SEI-UFRJ e digitar suas credenciais. Se não possuir, o próprio servidor poderá criar seu login e senha no CadLDAP. Depois, o chefe do seu Setor/Unidade ou o Administrador do SEI na sua Unidade precisará entrar em contato com a Seção de GEIA/SIARQ, informando os dados necessários para finalização do cadastro. No caso do colaborador (prestador ou estagiário), o login e senha deve ser criado diretamente com a TIC. Para mais informações, acesse o Fale Conosco.

O login e senha deve ser criado pelo próprio servidor no CadLDAP. No caso do colaborador (prestador ou estagiário), o login e senha deve ser criado diretamente com a TIC. Para mais informações, acesse o Fale Conosco.

O servidor poderá recuperar a sua senha no CadLDAP. Para o colaborador (prestador ou estagiário), deverá ser feita uma solicitação de recuperação de senha à TIC, através do e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.. Para informações mais detalhadas, segue documento com orientação.

O passo-a-passo está disponível no link a seguir: Guia para Alterar Senha.

Sim, porém sem a permissão de assinatura de documentos. Para mais informações sobre como cadastrá-los, segue procedimento.

Não. Assinar é responsabilidade exclusiva dos servidores técnicos administrativos e docentes da UFRJ. O perfil atribuído a essa categoria de colaboradores será o “Básico (sem assinatura)”.

Segue o link Manual do SEI-UFRJ

O formato que deve ser utilizado no SEI é o PDF/A. É o PDF já conhecido, com um padrão para arquivamento de longo prazo. Para mais informações, acessar o Guia Rápido de Digitalização de Documentos do SEI-UFRJ.

O conversor padrão da UFRJ se encontra no SERAD (SIGAD). O passo a passo para utilizá-lo está no Guia Rápido de Digitalização dos Documentos do SEI-UFRJ.

Servidores, terceirizados e bolsistas poderão iniciar processos no SEI, desde que autorizados por suas Chefias e/ou Direções, porém a assinatura dos documentos é atribuição exclusiva dos servidores da instituição.

É importante observar a natureza do documento e classificá-lo adequadamente como “Público” (se o documento puder ser visualizado por qualquer pessoa) ou “Restrito” (caso o documento possua restrição de acesso e a sua visualização possa ferir a Lei nº 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação ou quaisquer dispositivos que trate do assunto).

Ex: Contracheques, RG, CPF, endereço etc – são exemplos de informações pessoais que precisam ser classificadas como “Restrito”.

Além disso, é importante que o usuário priorize a inclusão de documentos gerados eletronicamente no SEI (documentos internos) e, apenas incluir documentos externos, quando necessário ou o tipo documental não exista no SEI.

Para mais informações: Diretrizes para Classificação de Documentos Restritos no SEI.

Se, mesmo após clicar no ícone  “Exibir todos os tipos”, o tipo desejado não constar na lista, o usuário deve encaminhar um e-mail para Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo. e relatar o ocorrido.

Para identificar se um processo foi ou não recebido em sua unidade, basta verificar a cor em que se encontra seu número na tela de controle de processos:

- Cor vermelha (23079.000000/0000-00) = significa que o processo ainda não foi recebido na Unidade, ou seja, nenhum usuário da Unidade acessou o processo.

- Cor preta (23079.000000/0000-00) = significa que o processo já foi acessado por algum usuário da unidade. Para identificar o recebedor, consulte o andamento do processo.

- Cor azul (23079.000000/0000-00) = significa que o processo foi acessado pelo usuário logado que visualiza a cor azul.

Para acusar o recebimento de um processo, basta clicar no número do processo que estiver na cor vermelha e seu registro automaticamente aparecerá no andamento do processo. Para visualizar, clique em “Consultar Andamento”.

Na UFRJ, em regra, os processos iniciados em papel continuarão no mesmo formato até a sua conclusão. Ficará a critério de cada Unidade digitalizar ou não seus processos físicos. Caso opte pela digitalização, deverão ser seguidas as regras de digitalização definidas pelo SIARQ.

Já, a partir da implantação do SEI em toda a Universidade, todo e qualquer processo deverá ser iniciado apenas no SEI, não podendo utilizar outro sistema para esta finalidade.

Para mais informações sobre a Conversão do Processo Físico para o Digital, segue Orientação Normativa.

O processo físico deverá ser tramitado no SAP, pois na UFRJ o processo físico (em papel) tramitará em papel até a sua conclusão e arquivamento.

Não. A digitalização não substitui o documento ou processo original, que deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto físicos quanto eletrônicos) deve ser realizada pelo SIARQ/UFRJ, com base no estabelecido pela Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)

Não. A assinatura só é permitida para os documentos internos do SEI, ou seja, aqueles que foram gerados pelo sistema. Para os externos, é permitida apenas a autenticação.

Qualquer servidor cadastrado no sistema. 

Unidade de protocolo é um parâmetro para unidades que efetuarão alguns procedimentos exclusivos no SEI, dentre eles, a atualização cadastral dos colaboradores cadastrados no sistema.

Cabe ao dirigente de cada Unidade definir qual(is) setor(es) será(ão) “unidade(s) de protocolo” e enviar as informações ao Protocolo Central/SIARQ (Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.).

A autenticação se faz necessária sempre que for feita a conversão de um documento físico (original ou autenticado) para o formato digital.

Apenas os servidores cadastrados visualizarão a funcionalidade “Autenticar Documento Externo” no SEI.

Porque apenas os documentos que necessitam de “Destinatários” em seu cadastro podem gerar circular. Os documentos que não possuem o campo “Destinatário” na tela de cadastro não geram circulares.

Sim. Há duas possibilidades:

- Quando o assinante for da mesma unidade de quem produziu o documento, aquele poderá acessar o processo e assinar o documento. Ainda, poderá utilizar a funcionalidade “Atribuir para”, escolhendo o usuário que ficará responsável pelo processo. Consulte o item “Atribuir Processos a um Usuário” do Manual do SEI;

- Quando o assinante for de outra Unidade, utilize o Bloco de Assinaturas e escolha as Unidades para as quais deseja colher as assinaturas. Consulte o item “Assinaturas por Usuários de outras Unidades” do Manual do SEI.

Não. O bloco de assinaturas só pode ser disponibilizado para outras unidades.

É possível. Basta que a unidade criadora disponibilize o documento em um bloco de assinatura e envie também o processo para a unidade que precisa editá-lo.

Sim. Utilizando o Bloco Interno é possível organizar os processos da unidade do usuário. Por isso, recomenda-se definir critérios de organização que sejam comuns a todos os usuários da unidade, evitando organizações pessoais. Consulte “Blocos Internos” do Manual. Lembrando que, a organização é feita na tela Blocos Internos e não na tela principal do sistema.

Já o recurso “Marcadores” é visualizado na tela principal de controle de processos. Este recurso possibilita ao usuário organizar e identificar os processos por meio de ícones coloridos, em que cada cor corresponde a uma categoria pré-definida pela unidade. Os marcadores ficarão visíveis apenas para os usuários da unidade criadora do marcador.

A funcionalidade  “Relacionamento de Processos” do SEI se assemelha à apensação e consiste em fazer um link entre processos com assuntos relacionados ou que exista dependência entre si. Consulte o item “Relacionar Processos” no Manual do SEI.

Incluindo o(s) processo(s) em Bloco de Reunião. É muito útil quando se deseja dar conhecimento de um documento, ainda em fase de elaboração, ou do processo inteiro à outra(s) unidade(s) que deva(m) emitir um juízo de valor sobre ele, como o caso de decisões colegiadas. É uma forma de outra unidade visualizar o processo, sem que ele seja tramitado.

A inclusão de um processo no Bloco de Reunião não permite que o destinatário altere o conteúdo dos documentos; apenas permite sugerir alterações através do campo “Anotações”, que poderão ser vistas por todas as unidades do bloco. Consulte o item “Blocos de Reunião” do Manual do SEI.

O botão de “Concluir Processonão deve ser utilizado no SEI-UFRJ. Após o trâmite final do processo, o mesmo deve ser enviado para o Arquivamento SEI da sua Unidade. Futuramente, estes processos serão gerenciados pelo Módulo de Gestão Eletrônica de Documentos do SEI.

Se tiver alguma dúvida, estrar em contato com o Administrador do SEI na sua Unidade.

Para mais informações: Orientação Administrativa para Arquivamento Temporário dos Processos Conclusos.

A Base de Conhecimento é um recurso do SEI que serve para orientar todos os usuários, dando-lhes informações inerentes à abertura dos processos de determinados assuntos. Para cada assunto, terá apenas 01(uma) Base de Conhecimento, que deverá ser cadastrada pela Unidade que detém o conhecimento sobre o assunto.

Ex: A Base de Conhecimento de Expedição e Registro de Diplomas pela regra deverá ser elaborada pela Pró-Reitoria de Graduação (PR-1). Assim como a Base de Progressão por Capacitação estará sob a responsabilidade da Pró-Reitoria de Pessoal (PR-4).

Sim, apenas aqueles produzidos pela sua Unidade, desde que não esteja assinado ou, se estiver assinado, não tenha sido visualizado por outra unidade. Para isso, basta:

- Acessar o processo;

- Clicar no documento que deseja editar;

- Clicar no ícone "Editar Conteúdo", editar e salvar as alterações.

Para visualizar as versões do mesmo documento, clique no ícone "Versões do Documento".

Encaminhe sua dúvida para o e-mail Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo., informando seu nome, unidade e telefone para contato.

 

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