A Lei de Acesso à Informação (LAI Lei nº 12.527 de 18 de novembro de 2011) estabelece como diretriz da Administração Pública a observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção. Isso se justifica porque o acesso às informações de interesse público, geral ou coletivo, se mostra como importante ferramenta de controle social e instrumento essencial na luta contra a corrupção e o aperfeiçoamento da gestão pública.
Nesse contexto, o SEI-UFRJ se consolida como importante ferramenta de transparência administrativa na Universidade, permitindo acesso ao conteúdo de processos, documentos e atos administrativos classificados como públicos a qualquer cidadão por meio da ferramenta de pesquisa pública, sem qualquer necessidade de requerimento ou credenciamento.
As exceções existem e devem ser analisadas com atenção por todos os usuários do sistema, uma vez que, tão prejudicial à sociedade quanto impedir o acesso a dados e informações públicas, é a divulgação de uma informação que deva ser mantida em sigilo. Em especial as informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem relacionadas a uma pessoa identificada ou identificável, cujo tratamento deve observar os princípios estabelecidos na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD Lei nº 13.709 de 14 de agosto de 2018).
Por isso orienta-se que, em regra, o nível de acesso associado aos processos no SEI-UFRJ seja sempre público e os documentos e atos incluídos ao mesmo sejam analisados individualmente quanto à necessidade extraordinária de restrição. São três os níveis de acesso que podem ser conferidos aos atos processuais no SEI-UFRJ: público, restrito e sigiloso. A tabela abaixo exemplifica as principais utilizações dos níveis de acesso disponíveis no SEI-UFRJ:
| Nível de Acesso SEI | Tipo de informação | Hipótese legal | Quem pode acessar | Exemplos |
|---|---|---|---|---|
| Público | Informação de interesse público, geral ou coletivo. | Art. 8º, §1º, inciso IV, da Lei nº 12.527/2011 c/c art. 7º, §3º, inciso V do Decreto nº 7.724/2012 | Todas as pessoas (por meio da pesquisa pública). | · Informações concernentes a procedimentos licitatórios, salvo quanto ao conteúdo das propostas, até a respectiva abertura. art 3 § 3 da Lei nº 8.666/1993; · Editais; · Dados gerais de acompanhamento de programas, ações, projetos e obras; · Folhas de informação de andamento de processo; · Atos normativos; etc |
| Restrito (informação pessoal) | Informações pessoais, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem, relacionadas a uma determinada pessoa identificada ou identificável. | Art. 31 da Lei nº 12.527/2011 | · Equipes de agentes públicos legalmente autorizados (dos departamentos onde o processo tramita); · Própria pessoa a quem a informação se referir, mediante identificação; · Terceiro mediante autorização por meio de procuração do titular da informação; e · Cônjuge ou companheiro, descendentes ou ascendentes, no caso de falecimento da pessoa a quem se refere a informação. | Documentos que contenham informações pessoais relacionados à vida privada da pessoa identificada, como: · CPF; · RG; · Endereço pessoal; · Estado de saúde; · Informações financeiras; · E-mail pessoal; · Filiação sindical; · Telefone; · Boletim escolar; etc Atenção! Informações pessoais relacionadas à vida funcional do servidor devem ser classificadas com acesso público, inclusive informações referentes a pagamentos e concessões de benefícios. |
| Restrito (temporário) | Documento Preparatório utilizado como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo. Essa restrição é temporária, perdurando até a edição do ato decisório que subsidiam, momento no qual passam a ser de acesso público. | Art. 20 do Decreto nº 7.724/2012 | · Equipes de agentes públicos legalmente autorizados. | · Notas técnicas, pareceres, notas informativas ou outros documentos que subsidiem decisões dos dirigentes em documentos sobre políticas econômica, fiscal, tributária, monetária, regulatória etc. · Documentos que tragam argumentos e conteúdo para os processos que culminarão na edição de ato normativo; · Minutas de documentos. |
| Restrito (legislação específica) | Informações protegidas por legislação específica como: Controle Interno (Auditoria, Fiscalização, Similares), Direito Autoral, Orçamento da Administração em Processo de Contratação, Sigilo Bancário, etc. | Diversas | · Equipes de agentes públicos legalmente autorizados; e · interessado, mediante identificação. | Ofícios, extratos, relatórios, atas, etc que contenham informações protegida por legislação específica, como: fiscais, bancárias, comerciais, empresariais ou contábeis, etc. |
| Sigiloso Obs.: Disponível apenas para processos específicos avaliados pelas unidades de referência. | Informações protegidas por legislação específica cuja exposição indevida gera dano relevante ao interessado ou à UFRJ, como: apuração de responsabilidade e representação contra servidor, prevenção e diagnóstico médico, etc. | Diversas | · Agentes públicos legalmente autorizados e credenciados para acesso ao processo; e · Interessado, mediante identificação. | Documentos e processos que tratem de informações protegidas por legislação específica definidas com maior necessidade de restrição de acesso por sua natureza mais crítica. |
Ressalta-se que a classificação de um processo ou documento como restrito ou sigiloso deve ser embasada por atos normativos vigentes, por isso sempre que essas opções são selecionadas o sistema automaticamente apresenta ao usuário uma lista de hipóteses legais para que ele escolha a que melhor se adequa ao caso. Caso o usuário não encontre hipótese adequada, deverá seguir as orientações para criar, alterar ou excluir hipóteses legais de restrição de acesso no SEI-UFRJ.
A correta classificação de acesso (e reclassificação, no caso das restrições temporárias) dos documentos e processos do SEI é responsabilidade de todos os usuários e garante o funcionamento eficiente do sistema e a transparência devida aos atos administrativos da Universidade.