Para auxiliar na administração do SEI-UFRJ, as Unidades designaram servidores para atuarem como Administradores Locais. Estes servidores são os responsáveis pela comunicação entre as Unidades e o Siarq, as unidades de referência e o Comitê Gestor do SEI.
Entre as responsabilidades do Administrador Local do SEI, destacam-se:
- encaminhar solicitações de cadastro de usuários (responsabilidade compartilhada com a chefia imediata);
- encaminhar solicitações de alteração de perfis de acesso dos usuários da Unidade (responsabilidade compartilhada com a chefia imediata);
- encaminhar solicitações de desabilitação de acesso de usuários que tenham seu vínculo alterado (exoneração, aposentadoria, movimentação para outra unidade, desvinculação de professor voluntário, dispensa de estagiário, bolsista ou terceirizado, cessão para outro órgão) ou tenham concedida Licença para Tratar Interesses Particulares (responsabilidade compartilhada com a chefia imediata);
- informar o vencimento ou a prorrogação de mandato de usuários com acesso à instâncias colegiadas;
- encaminhar solicitações de atualização de dados da Unidade, em especial as relativas a alterações estruturais e de hierarquia;
- auxiliar no processo de identificação dos tipos processuais, seus fluxos básicos e os documentos que os compõem em articulação com as unidades de referência;
- atuar como agente de mudança e multiplicador de conhecimento do SEI-UFRJ em sua unidade;
- divulgar cursos, orientações e outras ações de capacitação;
- prestar suporte aos usuários de sua unidade, dirimindo dúvidas quanto ao uso do Sistema e aos procedimentos de digitalização de documentos externos;
- encaminhar sugestões de melhorias apontadas pelos usuários de sua unidade para estudo de viabilidade e desenvolvimento de aplicações.