O que é?
As Unidades SEI são espaços no sistema que representam os departamentos e equipes da UFRJ. No SEI-UFRJ temos dois tipos de Unidades SEI: As Unidades Permanentes e as Unidades Abstratas.
- As Unidades Permanentes representam os departamentos formais e permanentes da Universidade.
- As Unidades Abstratas representam os colegiados ou equipes não existentes no organograma da Universidade como: grupos de trabalho, conselhos, comitês, entre outros. As unidades abstratas precisam, necessariamente, estar vinculadas a uma unidade permanente.
Quem pode utilizar este serviço?
Gestores das Unidades da UFRJ ou Administradores do SEI designados na Unidade.
Etapas para realização deste serviço
1. O administrador do SEI na Unidade ou o seu Gestor deve enviar e-mail para a seção de Geia (geia@siarq.ufrj.br) solicitando a criação, alteração ou desativação de Unidade SEI fornecendo as seguintes informações:
a) Criação de nova Unidade SEI:
- sigla e nome da unidade SEI hierarquicamente superior;
- sigla e nome da unidade SEI que deseja criar;
- e-mail institucional da nova unidade; e
- dados dos usuários que deverão ter permissão de acesso à nova unidade SEI (nome e login, caso o usuário ainda não possua acesso ao SEI deverá ser informado, adicionalmente: CPF, siape, cargo, e-mail institucional e vínculo)
Em caso de solicitação de criação de um conjunto de unidades SEI, orienta-se que a solicitação seja enviada em formato de planilha para melhor organização das informações:
| Sigla Hierarquia Superior | Nome da Hierarquia Superior | Sigla da Unidade Nova | Nome da Unidade Nova |
|---|---|---|---|
b) Desativação/Exclusão de Unidade SEI:
- sigla e nome da unidade SEI que deseja desativar; e
- unidade destino dos usuários com acesso a unidade que será desativada.
| Sigla da Unidade a Desativar | Nome da Unidade a Desativar |
|---|---|
c) Alteração do cadastro de Unidade SEI:
- sigla e nome da unidade SEI atual e nova; e
- sigla e nome da unidade hierarquicamente superior atual e nova.
| Sigla Hierarquia Superior ATUAL | Nome da Hierarquia Superior ATUAL | Sigla da Unidade ATUAL | Nome da Unidade ATUAL | Sigla Hierarquia superior NOVO | Nome da Hierarquia Superior NOVO | Sigla da Unidade NOVO | Nome da Unidade NOVO | Serão Mantidas as Principais Competências da Unidade? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Observações
Orienta-se que, na hipótese de criação/desativação/alteração de um conjunto de unidades SEI, envie-se os dados em formato de planilha.
As siglas das Unidades SEI devem ter no máximo 5 caracteres.
Outras Informações
Na ocorrência de reestruturação de Unidade da UFRJ em que ocorra alteração de nomenclatura e/ou sigla de departamentos se procederá:
- Se mantidas as principais competências e subordinações hierárquicas – a alteração do cadastro das unidades SEI correspondentes, sem necessidade de desativação e criação de nova unidade no sistema, de modo que as permissões de acesso e dados da unidade se manterão inalterados; ou
- Se alteradas de forma substancial as competências ou subordinações hierárquicas – a desativação da unidade e a criação de nova Unidade SEI, podendo ser efetuada a migração dos dados da unidade (textos padrão, assinaturas, acompanhamentos especiais, etc) a pedido do gestor responsável, mas não dos acessos à informações restritas.