Serviço – Criar, Alterar ou Desativar Tipos de Processos

1. Identifique o assunto central do processo que precise criar, alterar ou desativar (Ex.: pessoal, contratos, graduação, pesquisa, planejamento, etc);

2. Identifique o contato do administrador do SEI indicado pela área de referência no assunto identificado (consulte contatos dos administradores aqui);

3. Envie a solicitação motivada de alteração, criação ou desativação para os administradores do SEI responsáveis, preferencialmente por e-mail;

4. O Administrador do SEI responsável analisará a solicitação e, se acatada, a encaminhará a solicitação à Direção do Siarq, pelo e-mail direcaodgdi@siarq.ufrj.br. Caso contrário, justificará ao usuário a negativa da solicitação orientando-o como proceder para tratar o caso indicado.

Na hipótese de criação de novo tipo processual, deverão ser enviadas as seguintes informações (o combo):

• Nomenclatura (Título) do Tipo Processual (limite de até 100 caracteres, inclusive espaços) – Destaca-se que a nomenclatura de todo tipo processual implantado no SEI-UFRJ se inicia por uma subclasse de assunto que, obrigatoriamente, consumirá parte do limite de caracteres permitido. Exemplo: se a proposta refere-se a uma atividade da área de pessoal, sua nomenclatura iniciará por “Pessoal:” e consumirá 7 caracteres da quantidade permitida.

• Descrição do Tipo Processual (até 250 caracteres, inclusive espaços) – É uma breve descrição da atividade que está sendo desempenhada no processo. Essa descrição ficará disponível para os usuários no Portal do SEI.

• Modelos de documentos a serem implantados – Caso os modelos de documentos a serem utilizados já estejam disponíveis no SEI-UFRJ, o administrador deverá informar o fato. Caso não estejam, será preciso enviar anexo os modelos desejados para implantação bem como os seus nomes que deverão ter, no máximo, 50 caracteres. Para verificar se os modelos necessários já estão disponíveis no SEI-UFRJ, acesse a área de modelos de documentos disponíveis no Portal do SEI em Consulta>G-SEI.

• Base de Conhecimento – Documento que deverá ser enviado anexado ao pedido, seguindo modelo pré-estabelecido pelo sistema. Destaca-se a necessidade de incluir no documento de base de conhecimento orientações aos usuários a respeito de classificação de acesso de documentos e processos, bem como de arquivamento.

• Acesso – Indicar se o novo processo criado precisará ter sua autuação limitada a departamentos específicos, caso positivo indicar as siglas SEI de cada departamento. Destaca-se que a limitação é recomendada apenas nas hipóteses em que a autuação fora dos departamentos listados possa causar danos de difícil reparação, uma vez que a mesma impõe dificuldades de conversão de processos físicos do tipo processual.

5. Analisa a solicitação e, se não houver pendências, toma as providências necessárias para criação, alteração ou desativação do processo solicitado nos ambientes de testes e de produção;

6. No caso de criação de novo tipo de processo, envia solicitação de teste e confirmação ao Administrador do SEI da Unidade de Referência demandante. Nos casos de alteração ou desativação, confirma a finalização do procedimento e encerra a demanda.

7. Realiza os testes necessários no ambiente de testes e cadastra a base de conhecimento adequada no ambiente de produção;

8. Envia ao Siarq confirmação de cadastro da base de conhecimento e autoriza a liberação do tipo processual para uso pelos usuários;

9. Libera o tipo processual implantado.