Neste 1º de maio completamos um ano desde o encerramento da autuação de processos físicos na UFRJ. Garantir que o processo eletrônico alcançasse a totalidade das unidades da Universidade foi uma das principais conquistas obtidas em 2021, que garantiu maior modernização, transparência e responsabilidade ambiental, além de ter sido um dos maiores aliados na manutenção das atividades administrativas da Universidade durante o período de enfrentamento à pandemia de covid-19.
Iniciada em 2017, a implantação do processo eletrônico, por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), foi realizada de forma gradativa, respeitando a complexidade de cada área e seus atores envolvidos. Foram diversas etapas e desafios que resultaram no encerramento da autuação de processos físicos (papel) em 1º de maio de 2021 com o consequente desligamento do SAP, o Sistema de Acompanhamento de Processos.
O uso do SEI tornou muitos serviços da Universidade mais eficientes, céleres e acessíveis e os números já mostram esse avanço. Foram mais de 120 mil processos eletrônicos autuados e mais de 1 milhão e 700 mil documentos criados eletronicamente desde a sua implantação. Isso representa uma economia de ao menos 2 milhões de folhas de papel e papel cartão (utilizados para confeccionar as capas dos processos físicos). A redução do tempo médio de tratamento dos processos é outro avanço importante, alcançando reduções de mais de 1 mês em alguns serviços, garantindo maior celeridade no atendimento à comunidade universitária.
Outra conquista alcançada com a adoção do processo eletrônico que merece destaque foi o aumento na acessibilidade. Por permitir o uso de softwares de leitura, os processos eletrônicos viabilizam o acompanhamento de processos por pessoas com deficiência visual e dão maior autonomia aos servidores técnico administrativos com baixa visão em suas atividades diárias. Ainda há muito o que alcançar nessa área, mas os resultados obtidos já se mostram positivos.
A implantação do processo eletrônico na UFRJ foi um esforço conjunto de todos os seus servidores, por meio da adoção de uma cultura de socialização do conhecimento, transparência, inovação e otimização dos processos, cujas melhorias já são colhidas no cotidiano da Universidade.
Apesar do encerramento da autuação de processos físicos, o SEI-UFRJ sofre mudanças constantes para se adequar às melhores práticas documentais e de gestão, sendo importante que todos os usuários se mantenham atualizados com os novos regimentos e normatizações que podem ser acompanhados pelo Portal do SEI-UFRJ.